Wstęp

Platforma Przewozimy umożliwia procesowe księgowanie dokumentów.

Zakładka Księgowość >> Księgowanie zleceń podzielona jest na karty:

• Sprzedaż - dzieli się na sprzedaż i sprzedaż zbiorczą.

• Koszty - służy do monitorowania i wprowadzania danych dotyczących faktur kosztowych.

• Data wysyłki dokumentów - karta umożliwiająca weryfikacje danych oraz wprowadzenie daty wysyłki dokumentów pocztą.

• Zamknięte - zawiera wszystkie zlecenia, dla których proces księgowania został zakończony.

• Do wyjaśnienia - karta która grupuje wszystkie zlecenia, w których pojawiły się problemy księgowe wymagające dodatkowego wyjaśnienia.

Po zakończeniu zlecenia transportowego przez spedytora (rozładunek), rekord trafia do karty Sprzedaż. Z tego miejsca osoba księgująca weryfikuje kontrahenta i wystawia fakturę sprzedaży za wykonaną usługę dla klienta, lub notę księgową. Następnie rekord przenoszony jest do kart Koszty gdzie wgrywana jest faktura kosztowa wystawiona przez przewoźnika.

Dodatkowo, z poziomu tabeli w karcie Sprzedaż, użytkownik może wprowadzić dane takie jak:

• numer referencyjny,

• data dostarczenia dokumentów (np. listy przewozowe, CMR, inne potwierdzenia zakończenia transportu),

• załączniki (listy przewozowe 

 

Przebieg procesu księgowania na platformie Przewozimy:

1. Sprzedaż - weryfikacja dokumentów i wystawienie faktury dla klienta
Pierwszym punktem księgowania jest wystawienie faktury sprzedaży. Przejdź do zakładki Księgowość i Księgowanie zleceń. W karcie Sprzedaż wybierz zlecenie z listy. 
 

Następni Zatwierdź oddział dla zlecenia w którym chcesz wystawić fakturę

 

Otwarty zostanie formularz w którym należy zweryfikować zleceniodawcę i oddział. Formularz pozwala na stworzenie nowego kontrahenta i nowego oddziału. Podczas zatwierdzania oddziału zweryfikowane mogą być również limity kupieckie nałożone na zleceniodawcę i aktywność w bazach VIES, GUS, HMRC. Wprowadzone i zapisane dane nabywcy pojawią w formularzu Nowy przychód. 

 

Aby wystawić fakturę, kliknij Nowy przychód
 

 

Wypełnij dane formularza Nowy przechód i zweryfikuj poprawność wprowadzonych danych. Zapisanie formularza spowoduje że faktura zostanie utworzona.
 

 

Po utworzeniu faktury, w kolumnie Przychód pojawią się 3 funkcje:

• Bilans - służy do weryfikacji ilości uwzględnionych pozycji na wystawionej fakturze, do pozycji przychodu, po jego kliknięciu wyświetli się okno z pozycjami bilansu dotyczące danego zlecenia. 
•  - przycisk odpowiadający za wyświetlenie utworzonej faktury,
• Nowy przychód - pozwala na wprowadzenie dodatkowego dokumentu do pozycji zlecenia. 

Po utworzeniu faktury, dokument może zostać wysłany drogą mailową. (Jeśli klient nie wymaga oryginalnych dokumentów wiadomość z fakturą możesz wysłać odrazu). Kliknij przycisk  , a następnie Nowa wiadomość
 

 

Następnie aby przenieść rekord zlecenia do wysyłki dokumentów, wprowadź datę dostarczenia dokumentów z poziomu karty Koszty, wciśnij przycisk zmień dane. 
 

 

Formularz Data dostarczenia służy do wprowadzenia daty dostarczenia dokumentu która determinuje zatwierdzony termin płatności za fakturę kosztową. Z tego miejsca możesz oznaczyć chęć wygenerowania wiadomości z informacją o terminie płatności, oraz zatwierdzić dokument faktury pojawi się do opłacenia w płatnościach. Kliknij Zapisz aby potwierdzić. Kliknięcie przycisku spowoduje również przeniesienie rekordu do karty Data wysyłki dokumentów w zakładce Księgowość, z której decydujesz o dacie wysyłki dokumentów pocztą. 

 

W przypadku oznaczenia opcji Wygeneruj wiadomość z informacją o zatwierdzonej dacie płatności, zostanie wyświetlone okno Nowa wiadomość, które pozwala na wysłanie e-maila do przewoźnika z informacją o terminie płatności. Kliknij Wyślij wiadomość aby wysłać e-mail.